<内容証明> 「 Q&A 」

行政書士桐山事務所
<内容証明の基礎知識>
Q1  内容証明とは?
     正式には「内容証明郵便」といい、あくまでも郵便の一種で手紙と同じです。
     普通の手紙と違う点は
      @手紙の内容がどのようなものかを郵便局が公的に証明してくれる。
      Aいつ送付したのかを証明できる。
      Bいつ届いたのかを証明できる。(配達証明付にした場合)
      Cもし控を失くしても、郵便局に証明してもらえる。
    以上のように、内容証明の本来的な役割は、誰に対して、いつ、どんな内容の手紙を出したかを証明する
    ものですが、内容証明にはそれ以外の効果もあります。
                                                         「Q&A」目次に戻る
Q2  なぜ内容証明にするのか?
     それは、相手方に通知したり、請求することが法律上重要な効果を生じることが多くあり、そのときに
     相手に通知した、請求したということを公的に証明してもらえるからです。

     例えば、クーリングオフは一定期間内に相手に文書を発送しなければなりませんが、その際に相手が
     「受け取っていない」とか「期間が過ぎている」などと反論してきたら、どこにもその証拠は残りません。

     また、売掛金の請求の際に内容証明で請求することによって、いったん時効を止めることができます。
     (その後6ヶ月以内に裁判上の請求を行うことが必要ですが、時間のないときには有効です。)
                                                         「Q&A」目次に戻る
Q3  内容証明の隠れた効果とは?
     それは、相手に何らかのリアクションを促す効果があるということです。
     内容証明は、相手に普通の郵便ではないという緊張感と、回答しなければならないのでは、という圧迫
     感を与えます。とにかく、内容証明を出すと、回答率が高いという効果があります。
      @心理的な圧迫感を与える。
      A強い意志、真剣さを表明できる。
      B相手の出方を探ることができる。
      C証拠づくりができる。

     *詳しくは、こちらです。
                                                         「Q&A」目次に戻る
Q4  どういう場合に内容証明にするのか?
     内容証明は、さまざまな目的で利用されます。
     @債権譲渡の通知
       債権譲渡の通知は「確定日付のある証書」でしなければ、第三者に対抗できません。
     A契約解除の通知
     B債権放棄の通知
       債権放棄の旨の通知を内容証明ですることにより、それを証拠として損金処理が認められます。
     Cクーリングオフの通知
     D賃貸借契約の更新を拒絶する通知
     E債権の支払、返済を請求する通知  
       時効の中断の手段として有効です。

    *上記以外にも、こんなに活用方法があります。(内容証明活用例
                                                         「Q&A」目次に戻る
Q5  内容証明を出してはいけないときとは?
     常に内容証明で出せばいいというものではありません。ときには逆効果になる場合もあります。
     出さないほうがよいケースとしては
      @相手に誠意がある場合や感情的にもつれたくない場合
      A相手が倒産しそうなとき
      B手形が不渡りになったとき
      Cこちらにも落ち度があったとき

     内容証明は、よく状況を判断して、安易に出してはいけません。
                                                         「Q&A」目次に戻る
Q6  効果のある内容にするには?
     内容証明を出しても、何の返事も、反応も無いということも、少なくありません。しかし、出すからには
     何らかの有利になる手段やそのステップとなるように運びたいものです。

     内容証明を自分に有利なものにするには、次に打つ手を記載したほうがいいこともあります。相手が
     こちらの要求に応じない場合は、次にはどのような手段に出るというような内容です。
     話し合いの余地はあるのか、調停にするのか、訴訟を起こすのかなどについて、証拠があるのかも
     チェックして今後の方向性を考えます。

     大事なことは、出す目的を明確にし、次の手の障害にならないような書き方をすることです。
                                                         「Q&A」目次に戻る
Q7  内容証明を出したけど、相手が不在だったら?
     内容証明は書留扱いですから、相手の受領印をもらわなければなりません。ですから、不在のときは、
     いったん持ち帰られ郵便物は一週間から10日間局に留め置かれます。

     受取人が郵便局に何の連絡もせず、取りにも来ない時は、郵便物は差出人に戻されます。
     この場合には、内容証明は相手に届いたことにはなりません。
                                                         「Q&A」目次に戻る
Q8  相手が受け取りを拒否したときは?
     受取人は、郵便物の受け取りを拒否することができます。この場合にも郵便物は差出人に戻されます。
     しかしこの場合には、法律的にはその通知は相手に到着したことになります。
     通知を知ろうとすればできたにもかかわらず、拒否しているわけですので、通知が到着したという効果
     が発生します。
                                                         「Q&A」目次に戻る
Q9  相手の居所が不明のときは?
     相手の居所が不明の時は、転居先不明で戻ってきます。その場合には、「公示送達」という方法を
     活用します。
     公示送達の手続は、相手が最後に居住していた住所地の簡易裁判所に申し立てます。裁判所は送達
     すべき書類を保管し、いつでも渡す旨を裁判所の掲示板に掲示し、官報などにも掲載します。

     掲示を始めた日(または最後に官報などに掲載した日)から、2週間を経過した日に意思表示が相手に
     到達したとみなされます。
                                                         「Q&A」目次に戻る
<内容証明の書き方>
Q10  用紙、字数、枚数などの制限は?
     *用紙について   
       どんな用紙でも、OKです。市販されている赤いマス目の「内容証明書用紙」でなくてもかまいま
       せん。 大きさもA4でも,B4でも、それ以外でもかまいません。

     *字数について  
       一枚に書ける文字数は、決められています。
       ・タテ書きの場合  1行 20字以内 で 1枚に 26行以内
       ・ヨコ書きの場合  1行 26字以内 で 1枚に 20行以内
                  または 1行 13字以内 で 1枚に 40行以内
       なお、句読点も1字です。

     *枚数について
       制限はありませんが、2枚以上のときはホッチキスやのりで綴じ、そのつなぎ目に差出人の印を
       押します。(契印または割印といいます)

     *なお、内容証明は、同じ文面を3通用意しなければなりませんが、1通をコピーしてもいいし、ワープロ
      などで3通印刷してもかまいません。
                                                         「Q&A」目次に戻る
Q11  使える文字・数字、記号は?
     *文字・数字について
       使えるのは、ひらがな、カタカナ、漢字、数字(アラビア数字、漢数字)だけです。
       ただし、英字については氏名、会社名、地名、商品名などの固有名詞だけには使えます。

     *記号について
       句読点、中黒、カギカッコ、s、m、%、+、−、bネどが使えます。
       なお、「」などのカッコは、1組で1文字です。
                                                         「Q&A」目次に戻る
Q12  文書作成上の決まりは?
     文書の構成に特に決まりはありませんが、差出人の住所、氏名と受取人の住所、氏名は必ず書かなけ
     ればいけません。文書の最初でも、最後でもかまいません。また、作成年月日も記載します。
     なお、受取人が会社の場合で代表者の氏名が分からないときは、会社宛でかまいません。

     押印は無くても有効ですが、重みをつける意味で認印を押せばいいでしょう。ただし、訂正印や契印は
     必ず押さなければいけません。
                                                         「Q&A」目次に戻る
Q13  封筒の書き方は?
     内容証明専用の封筒があるわけではないので、市販の封筒を使用します。
     封筒の表に受取人の住所、氏名、裏に差出人の住所、氏名を書きますが、中の文書の住所、氏名と
     一致するように書きます。
     なお、何人かの連名で出す時は、それぞれの住所、氏名を書かねばなりません。

     封筒は、封をせず郵便局へ持って行きます。
                                                         「Q&A」目次に戻る
Q14  資料や写真などは同封できる?
     内容証明では、本文用紙以外は同封できません。
     借用書のコピーや写真などを同封すれば説得力が増すだろうという場合でもできませんので、その場
     合には普通郵便で別途送付します。
                                                         「Q&A」目次に戻る
<内容証明の出し方>
Q15  内容証明を出すときは?
     @同じ文書を3通用意する。(相手への送付分、郵便局用、自分の控え)
     A取り扱っている郵便局を確認する。
       集配郵便局など大きな郵便局でないと、取り扱っていません。
     B配達証明付にする。
       内容証明郵便だけでは、配達証明はついていません。別途料金がかかりますが、配達証明をつけ
       てもらいましょう。数日すると「郵便物配達証明書」が送られてきますので、証拠として保管しておき
       ます。
                                                         「Q&A」目次に戻る
Q16  内容証明の料金は?
     @内容証明料
       1枚のときは  420円 2枚目からは 1枚ごとに 250円増しです。
     A書留料    420円
     B通常郵便物の料金
       定型で25gまで 80円  50gまで 90円です。
     C配達証明料  300円

     上記のとおり、通常ですと、合計 1220円となります。
                                                         「Q&A」目次に戻る
Q17  内容証明の閲覧と再度証明とは?
     @内容証明の閲覧
       差出人が内容証明を紛失した場合は、差し出した郵便局で五年間保存していますので、自分の出し
       た内容証明を閲覧することができます。閲覧料は、420円です。
       ただし、できるのは差出人だけであり、出した時に受け取った「書留郵便物受領証」が必要です。

     A再度証明
       差出人が内容証明を紛失した場合に、閲覧をして、それと全く同じ内容のものを作って郵便局にいく
       と、その郵便物が内容証明として差し出されたことを、証明してもらえます。この場合も「書留郵便物
       受領証」が必要です。料金は、420円です。
                                                         「Q&A」目次に戻る

<内容証明>「Q&A」目次へ戻る

HOMEへ戻る